Workflow projektů
[Případová studie] „Software Fusio jsme si vybrali hlavně proto, že je šitý na míru přímo pro naši firmu. Byl vytvořen podle toho, jak jsme chtěli my a nebylo nutné se nějakému systému přizpůsobovat. Největší přínos Fusio je pro nás v tom, že všichni víme, v jakém části se projekt nachází a nemusíme informaci zjišťovat od 3 lidí. Vše je přehledně na jednom místě. Fusio nám zrychlilo jednotlivé procesy, které se dřív brzdily nekomunikací. Pomáhají nám automaticky generované úkoly. S Fusio se nám pracuje naprosto ideálně. Je to dost intuitivní systém. Použití je jednoduché.“ Říká pan Ing. Miroslav Rokyta, jednatel společnosti M Plus elektro
Představení zákazníka
Společnost M Plus elektro s.r.o. byla založena v březnu 2009 s cílem dodávat elektroinstalační práce. V roce 2010 byla rozšířena o projekční středisko. V současné době ve společnosti pracuje 17 zaměstnancům a je rozdělena do 2 středisek.
Společnost M Plus elektro s.r.o. se v roce 2013 stala aliančním partnerem společnosti E.ON Distribuce a.s., pro kterou dodává prováděcí dokumentace k liniovým stavbám distribuční soustavy VN a NN.
Montážní středisko zajišťuje dodávku elektroinstalačních prací, podlahového topení, hromosvodů a výstavbu veřejného osvětlení.
Projekční středisko zajišťuje projekci liniových staveb distribuční soustavy, projekci a výpočet veřejného osvětlení, projekci silnoproudých a slaboproudých rozvodů v rodinných domech a průmyslových objektech.
Motto společnosti zní: „Buď to budeme dělat kvalitně, nebo to nebudeme dělat vůbec.“
Jak zde Fusio pomáhá?
Ve společnosti M Plus elektro pomáhá Fusio především s workflow stavebních projektů. Díky řízení projektů ve Fusio došlo ke zlepšení komunikace a spolupráce v rámci pracovního týmu a zkrácení celkové doby realizace projektů. Vedení i zaměstnanci oceňují sloučení evidencí a procesů do jednotného informačního systému. Mohou tak nyní snadno sdílet informace napříč administrativním oddělením, projektanty a vedením společnosti. Systém Fusio, který ve společnosti M Plus elektro nahradil papírové složky a evidence i excelové tabulky, nyní umožňuje lepší komunikaci, spolupráci i zastupitelnost mezi kolegy.
Fusio ve společnosti zabezpečuje také Automatické zadávání úkolů souvisejících s úspěšným dokončením projektů, poskytuje Přehled úkolů a hlídání termínů jejich dokončení, díky systému přístupových oprávnění zajišťuje ochranu citlivých dat, zaměstnanci využívají Fusio i pro Rezervaci a správu firemních vozidel a celý informační systém Fusio si mohou uživatelé snadno přizpůsobit díky intuitivnímu systémovému editoru.
- Lepší komunikace a spolupráce napříč odděleními
- Zkrácení doby realizace projektů
- Snadné sdílení informací
- Informace na jednom místě
Evidence projektů
V agendě Stavby společnost eviduje celý proces řízení projektové dokumentace – od samotných objednávek, přes získání stavebních a dalších povolení, důležité termíny, zaplacení poplatků, podpisy smluv a žádosti o vyjádření, až po finální dokončení a dodání projektu.
V Podseznamech agendy jsou u jednotlivých staveb evidovány Úkoly navázané na daný projekt s možností dohledu nad celým procesem jejich vyřizování. Dále jsou zde evidovány Žádostí o vyjádření, Žádost o smlouvy, Rozpočty staveb a evidence poplatků a plateb za práce, Odeslaná pošta související s projektem a také je možné snadno přiložit potřebné soubory s Výkresy, Zadání staveb apod.
Seznam uložených projektů v agendě Stavby a související evidence termínů, dokumentů, úkolů a zodpovědných pracovníků. Data jsou uložena do hlavního seznamu a několika podseznamů. Systém nabízí přehledný náhled workflow projektů, lze snadno zjistit, v jaké fázi se projekt aktuálně nachází.
- Workflow stavebních projektů
- Okamžitý přehled, v jaké fázi se projekt aktuálně nachází
- Přehled termínů a dokumentů
- Seznam úkolů a dohled nad jejich plněním
- Přehled zodpovědných pracovníků
- Uložení potřebných příloh
- Konec excelovým a papírovým evidencím
Automatické zadávání úkolů
Při zakládání nového projektu a zaškrtnutí příslušných políček ve formuláři dojde k automatickému založení úkolů potřebných k úspěšnému dokončení stavby a jejich přidělení zodpovědným zaměstnancům. Pracovník, který má vzniklý úkol na starosti, je na něj upozorněn e-mailovým reportem a nový úkol se mu zobrazí také v agendě Úkoly.
Formulář pro zadání nového stavebního projektu do seznamu Fusio. Po označení příslušného políčka u Žádostí o vyjádření či ostatních položek dojde k automatickému vytvoření úkolu v agendě Úkoly a odeslání upozornění na e-mail pracovníka zodpovědného za jeho plnění.
- Automatické plánování úkolů zodpovědným pracovníkům
- Plánování termínů a následná kontrola jejich plnění
Přehled úkolů a hlídání termínů
Ve Fusio má každý pracovník přehledný seznam svých úkolů, případně také úkolů svých kolegů či podřízených. Systém hlídá dodržení stanovených termínů plnění, přiřazuje úkoly ke konkrétním projektům/stavbám, umožňuje doplnění poznámky či uložení potřebných příloh.
Seznam úkolů s možností rychlého filtrování (levý horní roh), s přehledem termínů plnění (červeně označeny nesplněné úkoly po termínu), se zadavateli a zodpovědnými pracovníky. Úkoly jsou přiřazeny k příslušným projektům.
- Automatické hlídání termínů plnění
- Reporting nesplněných úkolů po termínu plnění
- Automatické zadávání úkolů zodpovědným pracovníkům
- Rychlé filtrování a vyhledávání
- Provázání úkolů s příslušnými projekty
Ochrana dat
Díky přiřazování práv k uživatelským rolím jsou informace uložené ve Fusio v bezpečí. Každý uživatel má přístup jen k potřebným datům a má právo v seznamech vykonávat jen povolené akce. Data jsou ve Fusio dobře chráněna před zneužitím i nechtěným smazáním.
Přehled uživatelských rolí a k nim přiřazených typů práv a možností zobrazovat informace prostřednictvím seznamů a filtrů.
- Flexibilní přiřazování uživatelských práv
- Kontrolovaný přístup k informacím
- Zabezpečení zastupitelnosti uživatelů a pracovních pozic
- Automatická archivace smazaných položek s možností snadného obnovení dat
Rezervace a správa vozidel
Systém evidence firemních vozidel ve Fusio umožnil efektivní rezervaci a správu služebních vozidel.
Jednotliví pracovníci si mohou v systému snadno rezervovat příslušný vůz na požadovaný termín a v grafickém náhledu následně sledovat všechny rezervace své, případně, mají-li k tomu oprávnění, i kolegů nebo hodnotit celkovou efektivitu využívání služebních vozidel.
Reporting: Evidence vozidel ve Fusio zajišťuje automatický dohled nad platností technických kontrol, zelených karet a dalších údajů o vozidlech. Prostřednictvím pravidelných e‑mailových reportů mají zodpovědní pracovníci přehled, pro která vozidla bude brzy potřeba zařídit obnovení dokladů.
3 hlavní přínosy elektronické evidence vozidel:
- Efektivní rezervační systém s grafickým náhledem
- Přehled o využití vozidel
- Automatické reporty s informacemi o platnosti dokladů a servisních prohlídek
Fusio: Formulář pro rezervaci firemních vozidel
Fusio: Grafický přehled rezervací služebních vozidel
Snadné přizpůsobení
Ve společnosti M Plus elektro oceňují možnost samostatného upravení prostředí Fusio a definování procesů snadno podle aktuálních potřeb pomocí přehledného a intuitivního systémového editoru.
Systémový editor Fusio umožňuje uživatelům snadnou úpravu prostředí informačního systému. Je zde například možné přidávat či odebírat pole pro zadávání informací, měnit uspořádání a vzhled formulářů, plánovat automatické odesílání reportů a upozornění a operativně přizpůsobovat funkce systému aktuálním firemním potřebám.
