Optimalizace správy smluv a provozu firemních vozidel

[Případová studie] Jednomu z našich klientů pomáhá Fusio v oblasti elektronické evidence smluv a správy provozu služebních vozidel. Organizace klienta se člení na množství odborů a vedle hlavního sídla ve Zlíně má ještě další tři pracoviště v rámci ČR. Systém Fusio zde urychluje i usnadňuje správu agend a propojuje vzdálená územní pracoviště v jednotný celek.

Agenda Smlouvy

Díky registru smluv vedeném ve Fusio mohou nyní zaměstnanci s přístupovými právy snadno a rychle napříč územními pracovišti vyhledat potřebný dokument a pracovat s jeho elektronickou kopií, zatímco originál je bezpečně uložený v archivu.

Automatické e-mailové reporty také upozorňují příslušné pracovníky na končící platnosti smluv. Ve Fusio jsou přehledně registrované i smluvní kontakty a další potřebné údaje.

Systém Fusio je také připravený na propojení s elektronickým portálem tak, aby bylo možné automaticky zveřejňovat smlouvy klienta na internetu.

8 výhod elektronické evidence smluv:

vzdálený přístup ke smlouvám
současný přístup více uživatelů k jedné smlouvě
snadné vyhledávání
práce s elektronickou kopií smlouvy
originály v bezpečí
přístupová práva a ochrana dat
pravidelné reporty s platnostmi smluv
možné propojení Fusio s elektronickým portálem a automatické zveřejňování smluv

Agenda Autoprovoz

Systém evidence firemních vozidel ve Fusio umožnil efektivní rezervaci a správu služebních vozidel.

Rezervace a Žádanky: V procesu rezervace vozidel nahradily papírové žádanky elektronické, což výrazně usnadnilo a urychlilo proces schvalování napříč územními pracovišti. (Dřívější skenování a přeposílání žádanek e-mailem nebylo příliš operativní.)

Jednotliví pracovníci si mohou v systému snadno rezervovat příslušný vůz na požadovaný termín a v grafickém náhledu následně sledovat všechny rezervace své, případně, mají-li k tomu oprávnění, i kolegů nebo hodnotit celkovou efektivitu využívání služebních vozidel.

Reporting: Evidence vozidel ve Fusio zajišťuje automatický dohled nad platností technických kontrol, zelených karet a podobných údajů o vozidlech. Prostřednictvím pravidelných e‑mailových reportů mají zodpovědní pracovníci přehled, pro která vozidla bude brzy potřeba zařídit obnovení dokladů.

3 hlavní přínosy elektronické evidence autoprovozu: