Správa agend pro městské a technické služby

[Případová studie] Řešení Fusio nyní pomáhá pracovníkům městských a technických služeb v Kuřimi a Rousínově s dohledem nad vytížeností a stavem automobilů i techniky či se správou přijatých objednávek a zaevidovaných smluv. Mohou zde lehce vyhodnotit efektivitu práce a náklady na jednotlivé pracovní činnosti. Nový systém přinesl i možnost snadného sdílení informací a reporting o důležitých událostech a úkolech. Fusio pomáhá s agendami: Mechanizace, Objednávky, Smlouvy, Docházka, Pracovní výkazy, Pracovní pomůcky, Úkoly a Kontakty. Inspirujte se případovou studií a zoptimalizujte procesy a evidence i u Vás ve firmě:

Představení zákazníků

Centrum technických služeb Kuřim je obchodní firma, která se zabývá především poskytováním veřejně prospěšných služeb jako celku. Obstarává svoz a likvidaci odpadů, provozuje sběrné dvory, udržuje veřejnou zeleň, zabezpečuje dopravní činnosti, přepravuje a nakládá materiál, udržuje komunikace a veřejné osvětlení.

K zabezpečení těchto činností využívají technické služby široké spektrum mechanizace, jako jsou nákladní automobily, kontejnery, nosiče, sekačky, křovinořezy, zametadla, kropící vozy, pracovní plošiny apod.

Centrum technických služeb zaměstnává v průměru kolem 30 zaměstnanců.

Městské služby Rousínov jsou příspěvkovou organizací města a zajišťují, podobně jako v případě technických služeb Kuřim, správu, údržbu, provoz a opravy movitého a nemovitého majetku města Rousínov.

Jak zde Fusio pomáhá?

Centru technických služeb Kuřim pomáhá systém Fusio především se správou mechanizace, objednávek a smluv. Díky Fusio zde mají přehled o přijatých objednávkách, zaevidovaných smlouvách i vytíženosti a stavu automobilů, strojů a příslušenství.

U Městských služeb Rousínov oceňují uživatelé Fusio především snadnou a přehlednou evidenci docházky a pracovních výkazů, pracovních a ochranných pomůcek, úkolovníkseznam kontaktů a firem s možností rychlého vytočení telefonního čísla přímo z aplikace, rychlým vyhledáním potřebného kontaktu i případných poznámek. Díky systému Fusio a evidenci pracovních činností zde mohou například lehce vyhodnotit efektivitu prácenáklady práce spojené s konkrétními pracovními činnostmi.

Pracovníci městských i technických služeb oceňují, že jsou dobře informováni o důležitých událostech díky snadnému sdílení informací v rámci pracovního týmu a automatickému reportingu ze seznamů Fusio do jejich e-mailů. Pravidelné reporty obdrží z Fusio vždy podle svých potřeb na základě možnosti flexibilního nastavení zasílání přehledů v intuitivním systémovém editoru.

Správa mechanizace a evidence vozidel

Ukázka formuláře pro záznam nové položky do seznamu mechanizace. Vyplňování prvotních informací je usnadněno vybalovacími seznamy s nabídkou. Po zadání potřebných dat a termínů systém automaticky pohlídá platnosti pojistných smluv, technických prohlídek, záruční dobu apod. V případě potřeby může zasílat příslušným pracovníkům například reporty o blížícím se konci platnosti smluv atd.

Fusio umožňuje správcům mechanizace a vozového parku přehledně evidovat automobily, stroje i příslušenství. V systému je zaznamenáno, kterému zaměstnanci je zařízení přiděleno i kdo je dodavatelem, dále výrobní čísla, pojistné smlouvy, data pořízení, platnost záruky i plánované datum vyřazení.

podseznamech lze u jednotlivých položek mechanizace evidovat konkrétní aktivity jako STK, údržbu či servis, jejich termíny, data platnosti, náklady apod.

Uživatelé tak snadno zjistí, na jakou zakázku se zařízení aktuálně využívá nebo plánuje využít, mají přehled o vytíženosti strojů, předpokládaných údržbách a platnostech pojistných smluv i servisních a technických prohlídek.

Dále Fusio umožňuje přikládat skeny smluv a ostatní soubory jako Přílohy.

Ke snadnému vyhledávání v seznamech slouží rychlé a předdefinované filtry.

O důležitých termínech a událostech jsou příslušní uživatelé informováni prostřednictvím pravidelně generovaných e-mailových reportů automaticky odesílaných dle nastavení a potřeb uživatelů. Reporty mohou uživatele informovat například o blížícím se konci platnosti pojistek či servisních prohlídek, aktuálním či plánovaném vytížení mechanizace, naplánovaných údržbách apod.

Ukázka seznamu mechanizace. Ke každé položce z Hlavního seznamu jsou přiřazeny položky v Podseznamech. Uživatelé tak mají rychlý komplexní přehled o aktivitách, smlouvách a ostatních datech navázaných na danou položku mechanizace. Vyhledávání v seznamech usnadňují rychlé a předdefinované filtry.

Objednávky a smlouvy

Oprávnění uživatelé mají ve Fusio k dispozici přehled objednávek a smluv. Mohou snadno zjistit, v jakém stavu se daná objednávka aktuálně nachází – zda se zpracovává, je přijatá, zaplacená apod., mají po ruce informaci o datu přijetí, termínu realizace nebo si mohou zobrazit náhled příslušné smlouvy.

V seznamu objednávek je evidován i způsob přijetí objednávky – e-mail, telefon či osobní schůzka, dále číslo objednávky, odběratel, typ objednávky – jednorázová, dlouhodobá nebo celoroční apod. K jednotlivým objednávkám lze přílohou přikládat skeny smluv i ostatní potřebné soubory či dokumenty.

Nad seznamy je možné snadno zobrazovat různé typy grafů pro statistické a manažerské vyhodnocení dat.

Ukázka seznamu objednávek s přiloženými skeny dokumentů v Podseznamu každé položky.

Ukázka grafického zobrazení množství objednávek aktuálně se nacházejících ve stavu Přijatá, Zaplacená nebo Zpracovává se.

Fusio nabízí uživatelům také možnost rychlého vyhledání smlouvy v seznamu smluv, kde jsou u každé smlouvy evidována i další potřebná data či popisky a v podseznamech také dodatky, přílohyobjednávky, ze kterých konkrétní smlouvy vyplývají.

Ukázka seznamu smluv. Ke každé smlouvě je v Podseznamu přiřazena Objednávka, Dodatky i skeny smluv a ostatní Přílohy. Díky provázání agend Smlouvy a Objednávky získají uživatelé okamžitý komplexní přehled.

Přizpůsobitelnost

Intuitivní systémový editor umožňuje flexibilní změny ve funkcích, vizuálu i procesech systému Fusio.

Díky intuitivnímu systémovému editoru si mohou uživatelé s přiděleným oprávněním snadno vydefinovat například novou agendu, novou položku ve stávající agendě či novou akci nebo jinou potřebnou funkci Fusio.

Pracovní výkazy, aktivity a docházka

Ukázka agendy Docházka s možností rychlého filtrování záznamů dle měsíců, Kapitol apod. Ke každé položce docházky lze v Podseznamu nahrát soubor s Přílohou.

V systému Fusio lze snadno evidovat docházku a pracovní činnosti. Data z těchto evidencí jsou přiřazena pod příslušné KapitolyPodkapitoly. Díky takovému uspořádání lze následně snadno vyhodnotit, kolik času, který pracovník odpracoval pro danou činnost či zakázku, kolik kilometrů najezdil služebním vozem a jak vysoké náklady na danou Kapitolu v určitém měsíci společnost vynaložila.

Ukázka formuláře pro zadávání pracovního výkazu a pracovních činností. Činnosti jsou pomocí rozbalovacího menu s předvýběrem automaticky zařazeny do Kapitol a Podkapitol pro možnost následného vyhodnocení.

Grafické zobrazení délek trvání jednotlivých pracovních činností v rámci celkové docházky pracovníka.

Úkolovník

Systém Fusio umožňuje uživatelům snadné zadávání úkolů sobě, svým kolegům či podřízeným a následný rychlý přehled o stavu jejich plnění či problémech s jejich řešením. Fusio reporting umožňuje flexibilní nastavení automatického zasílání e-mailových upozornění například na nesplněné úkoly po termínu apod. Při zadání nového úkolu je pracovník, kterému byl úkol přidělen, informován e-mailovou zprávou o podrobnostech k zadání činnosti.

Ukázka agendy Úkoly s možností rychlého vyhledávání pomocí předdefinovaných filtrů.

Ukázka e-mailového reportu se seznamem nevyřízených úkolů. Úkoly po termínu vyřízení jsou označeny červeně.

Ochranné a pracovní pomůcky

Fusio u městských služeb pomáhá také s evidencí a pravidelným přidělováním pracovních pomůcek zaměstnancům. Díky systému Fusio mají uživatelé rychlý přehled o tom, komu a kdy má být daná pracovní pomůcka přidělena.

Ukázka seznamu zaměstnanců a přidělených pracovních pomůcek. Červeně jsou označeny položky po termínu, na které má daný pracovník nárok. Systém umožňuje ukládání příloh v Podseznamech.

Ukázka formuláře pro zadání nároku na pracovní pomůcky u konkrétního zaměstnance. Po prvotním vložení dat systém pohlídá příslušnou periodu, v jaké má zaměstnanec nárok na novou pomůcku a pomocí reportů o tom informuje zodpovědné pracovníky. Zadávání dat usnadňuje rozbalovací menu s možnostmi výběru.

Uživatelé

Ukázka seznamu zaměstnanců s možnostmi rychlého vyhledávání dle pracovního zařazení, konkrétních projektů a dalších kritérií. Agenda nabízí komplexní přehled o pracovnících včetně Docházky, Úkolů, Pracovních pomůcek, Evidence vozidel a dalších Příloh.

Kontakty

Ukázka agendy Kontakty s Hlavním seznamem a Podseznamy s kontaktními osobami a přílohami. Agenda Kontakty umožňuje rychlé vyhledání kontaktu a zahájení hovoru přímo z aplikace Fusio.

Více o softwaru Fusio:

PDF ke stažení: