Software pro projektové řízení a správu agend
[Případová studie] Software pro projektové řízení, Fusio, pomáhá ve společnosti s procesem řízení projektů, od evidence výzev a nabídek, přes správu zakázek, zajištění reportingu, až po grafické zpracování stavu realizace zakázek a vytíženosti zaměstnanců.
Představení společnosti
Společnost SIGNAL PROJEKT s. r. o. byla založena v květnu 1998 s cílem pokrýt potřeby oboru zabezpečovací a sdělovací techniky v oblasti projektování a vzdělávání. Společnost zahájila svou činnost s 20 kmenovými zaměstnanci na šesti projektových pracovištích v Brně, Olomouci, Ostravě a Hradci Králové.
Dnes ve společnosti pracuje více jak 40 zaměstnanců. Společnost dodává studie, přípravné dokumentace, projekty staveb, realizační dokumentace, výrobní a montážní dokumentace a dokumentace skutečného provedení.
Společnost SIGNAL PROJEKT se kromě projektování zabývá také vzděláváním dospělých. Tematickou náplň většinou tvoří specifická složka odborného – profesního vzdělávání, zejména v oblastech zabezpečovací a sdělovací technika v dopravě, nové technologie v zabezpečovací a sdělovací technice, řízení a ovládání zabezpečovacích systémů prostřednictvím JOP s využitím výukového trenažéru.
Nevyhovující systém pro vedení firemních agend
Vedení a zaměstnancům společnosti přestal vyhovovat dosavadní systém správy hlavních i vedlejších firemních agend v programu MS Excel. Ten byl nepraktický především z hlediska sdílení a vyhodnocování zaznamenaných informací, možnosti spolupráce mezi kolegy a řízení pracovního týmu i zabezpečení optimálního průběhu realizace zakázek.
- nepraktické vedení agend v MS Excel a přes e-mail
- nepřehledný náhled dat
- komplikované sdílení informací
- omezené možnosti komunikace a spolupráce v týmu
- náročné řízení zakázek
Jak jim Fusio pomáhá?
PROJEKTOVÉ ŘÍZENÍ
Ve společnosti Signal Projekt pomáhá Fusio především v oblasti projektového řízení.
- Evidence výzev a nabídek
V systému Fusio jsou evidovány všechny fáze realizace projektů, počínaje Evidencí vypsaných výzev a sledováním průběhu výběrových řízení u zadavatelů, které, v případě výhry, pokračuje automatickým založením zakázky.
Evidence výzev a nabídek, s možností rychlého filtrování (vlevo nahoře)
- Zakázky
U nově založené Zakázky jsou následně doplněna potřebná data, jako číslo, objednatel, vedoucí zakázky, důležité termíny a milníky (události), subdodavatelé či fakturace.
- Reporting
Systém Fusio automaticky, dle nastavení, zajišťuje Reporting – zasílání potřebných upozornění na důležité termíny či fakturace vedoucímu zakázky či zodpovědným pracovníkům.
- Grafický náhled „na míru“
Důležitým nástrojem pro dohled nad realizací zakázek představuje Graf vytíženosti zaměstnanců a stavu realizace projektů. Vedoucí projektant z něj může jediným pohledem zjistit, v jaké fázi se aktuálně jednotlivé projekty nachází a nakolik jsou projektanti společnosti vytížení. Vedoucí tak, na základě náhledu, může okamžitě odhadnout, kolik nových projektů a s jakým termínem dodávky je společnost Signal Projekt schopna realizovat. Zadavatelům tak velmi rychle a snadno může nabídnout reálné termíny dodávek.
Přehled zakázek s možností rychlého filtrování (vlevo nahoře)
Náhled časové náročnosti zakázek, vytíženosti projektantů a milníků – důležitých událostí. (oranžová – vedoucí týmu; modrá – člen týmu; červený kosočtverec – milník)
FAKTURY
Další Fusio agenda, která ve společnosti ulehčuje provoz, je Zpracování přijatých faktur. Do systému vstupují elektronické faktury z e-mailových schránek nebo sběrných složek v počítači, příp. oskenované papírové faktury. V systému jsou ihned zpracovány a vytěženy základní informace, jako dodavatel nebo datum a čas přijetí. Následně jsou doplněny i zbývající údaje, jako fakturovaná částka, variabilní symbol, apod. a v příloze je uloženo PDF faktury. Dokumenty lze tak velmi rychle schválit a na základě přístupového oprávnění sdílet jejich náhled s potřebnými pracovníky.
- Možnost rychlého schválení
- Možnost automatického vytěžení dokumentu
SMLOUVY
Ve Fusio je vedena i Evidence smluv. V seznamu lze snadno vyhledávat a filtrovat dle typu smlouvy, platnosti, čísel, partnerů a ostatních parametrů. V příloze jsou uloženy PDF soubory se smlouvami. Každý oprávněný pracovník si tak potřebnou smlouvu může sám vyhledat a zobrazit její náhled, originály dokumentů jsou bezpečně uloženy v archivu.
- Rychlé a snadné vyhledání smlouvy
- Samostatný přístup odkudkoli a kdykoli
- Přidělování přístupových oprávnění
- Ochrana dat a originálů smluv
EVIDENCE ZPŮSOBILOSTI ZAMĚSTNANCŮ
Společnost využívá systém Fusio také pro evidenci Lékařských prohlídek, Školení BOZP, Školení řidičů, Zdravotní způsobilosti a dalších povinných a pravidelných školení nutných pro výkon práce na jednotlivých pracovních pozicích. K položkám v hlavním seznamu lze do podseznamu přehledně přikládat soubory se skeny jednotlivých osvědčení a autorizací.
Notifikace o končící platnosti
Fusio zabezpečí spolehlivý dohled nad platnostmi osvědčení a školení. Jakmile zaznamená blížící se konec platnosti některého z dokladů, automaticky pošle příslušným pracovníkům včasnou notifikaci.
- Dohled nad termíny platností
- Včasná notifikace
- Přehledná evidence
Evidence způsobilosti s podseznamem příloh
OCHRANNÉ A PRACOVNÍ POMŮCKY
Fusio pomáhá také při evidenci ochranných a pracovních pomůcek. V seznamu je u každého zaměstnance uveden typ oděvu, který má od firmy dostat, velikost, počet i termín vydání. Systém slouží především pracovníkovi, jehož úkolem je oděvy objednávat a vydávat. Nákupčímu je pravidelně zasílán report o blížícím se termínu pro zadání objednávky, výpis typů oděvů a velikostí, které je třeba zajistit tak, aby zaměstnanci mohli dostat své pracovní oděvy včas.
- Pravidelný reporting
- Aktuální seznam oděvů a tabulka velikostí
Evidence přidělených ochranných a pracovních pomůcek
DOVOLENÁ
Společnost oceňuje i možnost evidence dovolených ve Fusio. Pracovníci mohou podávat žádosti o dovolenou pohodlně elektronicky. Navíc lze přidat poznámku, jestli mohou být rušeni nebo si přejí na dovolené nerušit. O žádosti je notifikací informován jejich vedoucí, který ji může v systému schválit. Pracovníci i nadřízení dostávají pravidelné e-mailové reporty s přehledem plánovaných dovolených svých i kolegů. Všichni mají možnost zobrazit si grafický přehled dovolených svých i kolegů za zvolené období.
- Přehled o přítomnosti a dosažitelnosti kolegů
- Notifikace a reporty
Přehled plánovaných dovolených.
PŘIJATÁ POŠTA
Fusio pomáhá ve společnosti také s evidencí, vyzvedáváním a přerozdělováním přijaté pošty, zpráv z datových schránek a odchozí pošty. Administrativní oddělení oceňuje především možnost automatického či ručního stahování nových zpráv z datové schránky přímo do systému Fusio, kde jsou zprávy snadno přiděleny příslušným pracovníkům k vyřízení. Je tak zabezpečeno včasné vyzvednutí zpráv. Každý pracovník obdrží e-mailové upozornění na nově přidělenou položku. V seznamu jsou evidovány i termíny, do kdy je třeba záležitost vyřídit a stav, zda je položka již vyřízena. Příslušný pracovník i jeho nadřízený dostávají pravidelné e-mailové reporty se seznamem nevyřízené pošty tak, aby nezůstala žádná položka opomenuta.
Ve Fusio je evidována a archivována také příchozí a odchozí pošta, balíky, dopisy, faxové či e-mailové zprávy. Uživatelé oceňují možnost rychlého vyhledávání a filtrování v seznamu i archivu pošty.
- Archiv s možností snadného vyhledávání a filtrování
- Stažení zpráv z datové schránky automaticky/ručně
- Zabezpečení včasného vyzvednutí datových zpráv
- Snadné přerozdělení pošty příslušným pracovníkům
- Reporting o nových/změněných položkách
Evidence přijaté pošty.
KONTAKTY
Společnost používá Fusio také pro vedení přehledného sdíleného seznamu kontaktů. Každý pracovník, který má potřebné oprávnění, může v seznamu snadno a rychle vyhledat potřebné kontaktní údaje na firmu či konkrétní kontaktní osobu. Díky propojení agendy Kontakty s databází Ministerstva financí – ARES, jsou potřebné údaje, na základě vyplnění IČO firmy, doplněny systémem automaticky. Název firmy, DIČ a adresa jsou tedy vždy zadané správně, podle údajů vedených v Obchodním rejstříku. Data z této agendy lze tedy bez obav použít při vytváření smluv a dalších dokumentů, u kterých hrozí i to, že by při vyplnění chybných údajů mohly být neplatné. Uložené kontaktní údaje jsou automaticky spolehlivě ověřeny.
- Přehledný seznam s možností rychlého vyhledávání a filtrování
- Sdílení kontaktních údajů napříč společností
- Automatické doplňování údajů z databáze ARES
- Vždy aktuální a správná data
- Automatické hlídání duplicit a chyb v kontaktech
Možnost vyplnění kontaktních údajů, na základě IČO, automaticky z databáze ARES.
EVIDENCE OBJEDNÁVEK
Pomocí Fusio evidují ve společnosti Signal Projekt také objednávkový proces, od záznamu základních údajů, jakými jsou Typ, Číslo objednávky, Objednatel, Dodavatel, Datum přijetí, přes Schvalovací a ověřovací proces, tedy kdo a kdy danou objednávku schválil a ověřil, Hlídání termínů splatností a reporting, ukládání nejrůznějších Příloh, až po Export objednávek do Excelu, PDF či pohodlný Tisk pomocí přednastavených Tiskových sestav. Samozřejmostí je i možnost rychlého Filtrování v seznamech.
Ukázka uživatelského prostředí Fusio pro evidenci objednávek
Pohodlný tisk vydané objednávky prostřednictvím přednastavené tiskové sestavy
PLÁNOVÁNÍ ŠKOLENÍ A REZERVACE UČEBEN
Ve společnosti Signal Projekt využívají Fusio také pro plánování termínů, délky, místa konání a lektorů pro jednotlivá školení. Mohou tak snadno rezervovat učebny a zobrazovat si grafický kalendář naplánovaných školení, ve kterém lze snadno listovat a filtrovat dle požadovaných měsíců. Do evidence školení lze snadno přikládat libovolné Přílohy a vše exportovat do Excelu/PDF.
Grafický náhled naplánovaných školení a obsazenosti učeben
Stáhněte si PDF leták:
Více o Fusio na specializovaném webu:
