Tipy pro Vás

Neztrácejte Vaše dokumenty

Také občas řešíte problém, že nevíte, kde se nachází faktura, kterou chcete schválit, v jakém stavu je Vaše žádost či zda k danému projektu máte již všechny potřebné dokumenty ve správné verzi? To byste možná ocenili možnost podívat se kdykoli a odkudkoli, u koho se daný dokument v průběhu svého životního cyklu nachází a v jakém je aktuálně stavu.

Řízený oběh dokumentů

Získejte k danému dokumentu všechny potřebné údaje, podle kterých jej pak můžete snadno a rychle vyhledávat. Nástroj pro řízený oběh dokumentů umí ohlídat, aby každý dokument obsahoval všechny požadované informace, indexy a metadata. Bez těchto údajů nedovolí přechod dokumentu do dalšího stavu nebo jeho odeslání do archivu.

Přiřazení informací o typu dokumentu a workflow

Změňte vlastníka dokumentu, typ dokumentu nebo upravte údaje. Systém zaznamená, kdo a kdy doplnil jaké údaje, případně komu dokument předal. Zároveň je zajištěno, že k dokumentu se dostane jen ten, kdo smí. Navíc zabrání nekontrolovatelnému vytváření více verzí jednoho dokumentu, které by byly ukládány na více místech.

Přístupová práva

Díky jednoduché definici přístupů a práv pro práci s aktuálními dokumenty, včetně předávání mezi jednotlivými uživateli, se Vám například nebude stávat, že dojde k proplacení faktury bez předchozího schválení nadřízeným. Kontrola přístupu umožní práci s dokumentem až tehdy, jsou-li splněny všechny předchozí podmínky.

  • Nahraďte nepřehledné, zdlouhavé a zatěžující papírové formuláře pro žádost o dovolenou. Pomocí jednoduchého, elektronického formuláře zaměstnanec vyplní žádost a v systému předá ke schválení zastupujícímu a vedoucímu pracovníkovi. Po schválení či odmítnutí se dovolenka vrátí zpět k žadateli. Pověřená asistentka se může kdykoli podívat na všechny dovolenky a zaslat přehled mzdové účetní.
  • Snadno evidujte vrácené podepsané smlouvy od Vašich zákazníků. Vystavenou smlouvu hned v průběhu tisku opatříte čárovými kódy, které nesou informaci o typu, číslu a verzi smlouvy. Když se podepsaná smlouva vrátí od Vašeho zákazníka, může být na kterémkoliv pracovišti naskenována a automaticky správně zařazena do systému. Okamžitě po naskenování je smlouvu možno dohledat.

Chcete vědět více? Kontaktujte nás:

Přečtěte si více na webu o software pro správu firemních agend a procesů - Fusio:

  • Vyřizujte uspokojivě reklamace Vašich klíčových zákazníků. Jako manažer systému kvality vytvořte dokument, který má povinné údaje, podle kterých bude možné reklamaci vyhodnotit a vyhledat. Dokument je předán paralelně k vyjádření jednotlivým vedoucím, kteří zadávají návrhy na nápravná opatření. V případě jejich přijetí je sledováno plnění opatření.
  • Nechejte si Vaše datové zprávy automaticky stahovat do firemního systému a mějte jistotu, že Vám v datové schránce po 90-ti dnech nevyprší jejich platnost bez Vašeho povšimnutí. Jednotně přijímat a odesílat napříč všemi komunikačními kanály můžete například I papírovou poštu včetně konverze listin do papírové podoby se zachováním právního účinku, sledované e-maily, webová rozhraní, apod.

Doporučujeme

„Fusio jsme si vybrali hlavně proto, že je šité na míru přímo pro naši firmu. Bylo vytvořeno podle toho, jak jsme chtěli my a nebylo nutné se nějakému systému přizpůsobovat. Největší přínos Fusio je pro nás v tom, že všichni víme, v jakém části se projekt nachází a nemusíme informaci zjišťovat od 3 lidí. Vše je přehledné na jedno...

Více

Také investujete nemalé finanční prostředky do vzdělávacích kurzů a seminářů pro Vaše zaměstnance a zjišťujete, že významné procento získaných znalostí, které pracovníci denně nevyužívají, je velmi rychle zapomenuto? Mrzí Vás, že investice do firemního vzdělávání tak není plně využita? Díky aplikaci Fusio Firemní vzdělávání nyní můžete...

Více